Tư vấn Luật doanh nghiệp: Một số quy định pháp Luật trong công ty Cổ phần

Doanh nghiệp hỏi: : Theo quy định của pháp luật, Công ty cổ phần bắt buộc phải có những hồ sơ pháp lý gì?  

Luật sư Bùi Thanh Yến tư vấn: Căn cứ các quy định hiện hành của pháp luật liên quan đến CTCP thì Công ty bắt buộc phải có và lưu giữ những hồ sơ pháp lý sau đây: Giấy Chứng nhận ĐKDN và các thông báo, văn bản sửa đổi, bổ sung; Điều lệ Công ty, các quy chế quản lý nội bộ của Công ty, Sổ đăng ký cổ đông, Hồ sơ các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị, Hồ sơ chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu: Thông báo chào bán CP, Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần…; Các văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật, Chủ tịch HĐQT, TGĐ Công ty.

Bên cạnh đó, theo quy định của Luật kế toán, Luật thương mại, Luật đầu tư, BLDS 2015, công ty cần có thêm: Báo cáo tài chính hàng năm; Sổ sách, chứng từ kế toán; Các hợp đồng kinh doanh, thương mại và dân sự; Các dự án đầu tư.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2012, doanh nghiệp cần có: Hợp đồng lao động của tất cả người lao động; Nội quy lao động (DN sử dụng từ 10 lao động trở lên); Quy chế dân chủ; Thỏa ước lao động tập thể; Hồ sơ kỷ luật lao động; Quy chế tuyển dụng, sử dụng lao động; Thang, bảng lương, quy chế nâng bậc lương, quy chế trả lương, trả thưởng; Trang bị bảo hộ lao động, quy trình vận hành máy, thiết bị, an toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy nổ; Hồ sơ sở hữu trí tuệ, hình ảnh, thương hiệu, nhãn hiệu; Bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ; Thi đua, khen thưởng, kỷ luật.

 Doanh nghiệp hỏi: : Theo quy định của pháp luật, trình tự thủ tục chuyển nhượng cổ phần trong Công ty cổ phần phải làm như thế nào?       

Luật sư Bùi Thanh Yến tư vấn: Luật DN quy định cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác (Điều 114 LDN 2014). “Việc chuyển nhượng được thực hiện bằng hợp đồng theo cách thông thường.” (Điều 126 Luật DN2014). Theo đó, trình tự, thủ tục chuyển nhượng cổ phần cần thực hiện theo quy trình/quy định do Công ty ban hành như sau: Các bên liên quan ký kết và thực hiện Hợp đồng chuyển nhượng CP (mẫu); Tiến hành làm Giấy đề nghị chuyển quyền sở hữu Cổ phần (mẫu); Công ty tiến hành điều chỉnh, bổ sung thông tin cổ đông trong Sổ Đăng ký cổ đông; Tiến hành đăng ký cổ đông lớn (sở hữu từ 5% tổng số cổ phần trở lên) với cơ quan đăng ký kinh doanh. (nếu có và là CTCP đại chúng); Lập Biên bản thanh lý hoặc giấy tờ khác có giá trị chứng minh việc chuyển nhượng hoàn tất; Sau khi chuyển nhượng hoàn tất phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng cổ phần.

Lưu ý Công ty cần lưu giữ thông tin cá nhân của Cổ đông: Chứng minh nhân dân, sổ sở hữu cổ phần/Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần.

 Doanh nghiệp hỏi: CTCP thành lập tháng 3/2018, có 4 cổ đông cá nhân: A góp 36%, B góp 27%, C góp 27%, D góp 10%. Đến tháng 12/2018, cổ đông B chuyển hết cổ phần cho C nhưng không thông báo với 2 cổ đông còn lại. Sau khi có hợp đồng chuyển nhượng thì B và C mới thông báo là đã chuyển nhượng cổ phần đó. Vậy 2 cổ đông B, C đã làm có đúng luật không?

Luật sư Bùi Thanh Yến tư vấn: Trường hợp Giám đốc hỏi thì 2 cổ đông B và C không vi phạm quy định của Luật doanh nghiệp bởi lẽ: Căn cứ Điều 114 LDN, Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng CP của mình cho người khác trừ trường hợp quy định Khoản 3 Điều 119 là: “Trong thời hạn 03 năm, kể từ ngày công ty được cấp Giấy CNĐKDN, cổ đông sáng lập có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho cổ đông sáng lập khác và chỉ được chuyển nhượng cổ phần phổ thông của mình cho người không phải là cổ đông sáng lập nếu được sự chấp thuận của ĐHĐCĐ”. A, B, C, D là Cổ đông sáng lập (là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh sách cổ đông sáng lập CTCP). B có quyền tự do chuyển nhượng CP của mình cho C không phải thông báo trước cho A và D. Việc chuyển nhượng được thực hiện bằng hợp đồng theo cách thông thường và giấy tờ chuyển nhượng phải được bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hoặc đại diện ủy quyền của họ ký. Sau khi ký HĐ chuyển nhượng thì B và C thông báo cho Công ty và Người nhận cổ phần chuyển nhượng chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông của Công ty (K2, K7 Đ126 LDN).

 Doanh nghiệp hỏi: Cổ đông của công ty CP khi chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác không phải là cổ đông của Công ty thì Công ty có phải thông báo thay đổi cổ đông đến cơ quan đăng ký kinh doanh và thông tin của cổ đông mới có được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay không?

Luật sư Bùi Thanh Yến tư vấn: Theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Luật doanh nghiệp, đối với CTCP chỉ phải thông báo với Phòng ĐKKD-Sở KHĐT khi thay đổi Cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, trừ trường hợp đối với Công ty niêm yết. Trường hợp CTCP không phải là Công ty niêm yết và cổ đông chuyển nhượng không phải là cổ đông sáng lập (khoản 2 điều 4 LDN) thì không phải thông báo thay đổi khi chuyển nhượng cổ phần cho người không phải là cổ đông của Công ty. Theo Khoản 1 Điều 31 và Khoản 4 Điều 29 Công ty chỉ phải đăng ký với Phòng ĐKKD – Sở KHĐT khi thay đổi Vốn Điều lệ và tỷ lệ vốn góp sau khi thay đổi VĐL. Trường hợp cổ đông nhận chuyển nhượng cổ phần không làm thay đổi vốn điều lệ thì không phải làm thủ tục đăng ký thay đổi. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì CTCP quản lý cổ đông bằng Sổ đăng ký cổ đông (Điều 121) và cấp Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu cổ phần cho Cổ đông. Trường hợp nhận chuyển nhượng cổ phần của cổ đông thì Người nhận cổ phần chuyển nhượng trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ được ghi đầy đủ vào Sổ đăng ký cổ đông theo quy định tại Khoản 7 Điều 126 Luật doanh nghiệp.

 Luật sư Bùi Thanh Yến – Giám đốc Công ty Luật tư vấn doanh nghiệp B.T.Y, số 03 Ba Cu, TP. Vũng Tàu.